PRIVACYBELEID

Laatst geüpdatet op 25 maart 2021.

ARTIKEL 1: INLEIDING

Dit privacybeleid legt uit hoe Keytrust Real Estate BV (hierna “Keytrust” genoemd”) omgaat met de persoonsgegevens van haar klanten, natuurlijke personen en alle andere natuurlijke personen die met Keytrust Real Estate BV in contact staan (hierna ‘u’ genoemd).

Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.

Keytrust hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. Keytrust behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft Keytrust evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.

Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.

Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van Keytrust op dit gebied kent en begrijpt.

Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.

ARTIKEL 2: WIE IS DE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING?

Keytrust is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens.

Keytrust Real Estate BV
Jachtlaan 82, 2650 EDEGEM;
KBO-nummer: 0678.582.702;
Email: welkom@keytrust.be;
Tel.: +32 468 24 24 24

Keytrust is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. Keytrust bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.

Keytrust kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens namens Keytrust en volgens de instructies van Keytrust te verwerken in overeenstemming met dit privacybeleid. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers’ genoemd).

ARTIKEL 3: WELKE CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS VERWERKT KEYTRUST?

Hieronder wordt een overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die Keytrust kan verwerken. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de contractuele relatie met Keytrust.

Hierbij wordt de context aangegeven waarin Keytrust deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor Keytrust de gegevens verwerkt.

Categorie	Voorbeelden	Context
1/ Identiteitsgegevens van de klant /opdrachtgever (verkoper of verhuurder) 2/ Identiteitsgegevens van kandidaat koper of huurder	- voornaam; - naam; - adres; - geboorteplaats; - geboortedatum; - nationaliteit; - telefoonnummer; - e-mailadres;	Deze gegevens worden door u verstrekt en verwerkt wanneer u inlichtingen aanvraagt, klant wordt, een bemiddelingsopdracht sluit of u registreert om de diensten van Keytrust te gebruiken, voor elke identificatie of gebruik. Deze gegevens kunnen ondermeer bekomen worden door het inlezen van uw identiteitskaart.
Gegevens over het onroerend goed van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder)	- eigendomstitel; - stedenbouwkundig uittreksel; - bodemattest; · keuringattesten: · stookolietank; · EPC; · elketrische keuring; - watertoets; - postinterventiedossier; - erfgoed;	Deze gegevens worden door u verstrekt, dan wel in uw opdracht door Keytrust opgevraagd bij de overheid of technische experten.
Gegevens van kandidaat huurder die verband houden met een voorstel van verhuurcontract	- beroep en werkgelegenheid; - solvabiliteit; - gezinssituatie; - inkomen; - etc.;	Deze gegevens worden verzameld met behulp van formulieren en contracten die u op uw verzoek invult.
Aanvullende gegevens voor het sluiten van een huurovereenkomst of onderhandse verkoopovereenkomst	- rijksregisternummer;	Deze gegevens worden door u verstrekt Het nationaal rijksregisternummer wordt alleen gebruikt in de gevallen waarin de wet voorziet of vereist.
Gegevens over de verrichtingen van Keytrust	De informatie in verband met uw contacten met Keytrust, per telefoon, e-mail, fax enz. en uw interacties op de webpagina’s aangaande Keytrust, haar diensten of haar partners, op sociale netwerken enz.	Deze gegevens komen van contacten van welke aard ook tussen u en Keytrust (bij ontmoetingen of evenementen, abonnement op een nieuwsbrief, sociale netwerken etc.)
Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant	Informatie over uw gedrag en voorkeuren met betrekking tot het gebruik van communicatie- en relatiekanalen, informatie over uw persoonlijke keuzes en levensstijl, privé of professioneel projecten, hobby’s etc.	Deze gegevens zijn het gevolg van keuzes die u hebt geuit of analyses die door Keytrust zijn uitgevoerd in overeenstemming met deze verklaring en haar wettelijke verplichtingen.

ARTIKEL 4: GERECHTVAARDIGDE BELANGEN VAN KEYTRUST

Keytrust verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft Keytrust ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.

Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

Het personaliseren van de diensten van Keytrust
De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst.

Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes
Verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten van Keytrust, op basis van enquêtes bij klanten van Keytrust, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken (linkedIn, instagram,…) gekoppeld aan Keytrust.
Toezicht op de activiteiten van Keytrust, met inbegrip van de omvang van de omzet, het aantal afspraken in onze kantoren, het aantal oproepen en bezoeken aan de website van Keytrust, de aard van de gestelde vragen van klanten etc.
Het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij gebruik gemaakt wordt van anonimisering en pseudonimisering van de betrokkenen
De opleiding van ons personeel door middel van het gebruik van praktijkvoorbeelden ter illustratie, met inbegrip van het opnemen van bepaalde telefoongesprekken
Het gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van haar website te verbeteren. Meer informatie over de werking van cookies en de mogelijkheden om het gebruik van cookies te beperken en ze te verwijderen, vindt u in ons cookiebeleid.
Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven)
De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van Keytrust of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen

ARTIKEL 5: SPECIFIEK GERECHTVAARDIGD BELANG VAN KEYTRUST: CONVENTIONELE DIRECT MARKETING

Keytrust voert een klantensegmentatie uit – in het bijzonder naargelang uw behoeften – om u bijvoorbeeld geschikte panden en/of diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan Keytrust onder meer:

De diensten die u reeds gebruikt en uw sociodemografische gegevens beoordelen (leeftijd, familiale samenstelling, inkomsten enz.)
Uw gedrag analyseren via verschillende kanalen (bezoeken/meetings, e-mails, bezoek aan de website, berichten via onze website), uw voorkeuren afleiden en hierdoor de informatie en de internetpagina’s die u hebt bezocht personaliseren,
De advertenties op de webpagina’s aanpassen zodat ze voldoen aan de interesse die u heeft aangetoond via uw gedrag op onze website, sociale netwerken, in een kantoor of elders (bvb. bij gebeurtenissen waar Keytrust aanwezig was),
Het invullen van formulieren vereenvoudigen door bepaalde velden al in te vullen met reeds bekende gegevens en u te vragen de nauwkeurigheid van deze gegevens te verifiëren en indien nodig bij te werken,
De sleutelmomenten beoordelen waarvoor bepaalde diensten u het beste zouden uitkomen
U gepersonaliseerde advertenties versturen per post, of telefoon

ARTIKEL 6: UW TOESTEMMING VOOR HET VERWERKEN EN VERZENDEN VAN ELEKTRONISCHE RECLAME (ELEKTRONISCHE DIRECT MARKETING)

Keytrust kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval dient Keytrust eerst uw specifieke toestemming te vragen.

Door dit privacybeleid te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden én het versturen van elektronische reclame.

ARTIKEL 7: AAN WIE MAAKT KEYTRUST UW PERSOONSGEGEVENS OVER?

Keytrust behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.

Keytrust kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband in binnen en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die Keytrust bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computerbeveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.

In sommige gevallen is Keytrust bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:

Overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken
Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek

Keytrust draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met:

Het ontwerpen en onderhouden van computerapparatuur en internetapplicaties
Het aanbieden van reclame- en communicatiediensten, met inbegrip van online en sociale netwerkproviders
Het voorbereiden van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten
De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van klantencommunicatie

Keytrust dient uw gegevens ook over te maken aan online en sociale netwerkproviders, die door Keytrust gebruikt worden voor het aanbieden van reclamediensten.

Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.

In de hiervoor genoemde gevallen zorgt Keytrust ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. Keytrust zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van Keytrust en zijn gegevensbeschermingsbeleid.

Keytrust bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER (Europese Economische Ruimte). Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.

ARTIKEL 8: HOE LANG WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEWAARD?

Keytrust zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.

Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van Keytrust, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:

10 jaar in het kader van de antiwitwaswetgeving
10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid

Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

ARTIKEL 9: HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGD?

Keytrust hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging

Keytrust neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Keytrust gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Keytrust onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediërende maatregelen. Indien nodig, zal Keytrust u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

ARTIKEL 10: WAT ZIJN UW RECHTEN BIJ HET VERWERKEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS?

Recht van inzage, verbetering, beperking, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar.

Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:

Een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij Keytrust. Dit betekent dat u Keytrust kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt en aan wie zij worden meegedeeld.
Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
Een recht op beperking indien u bvb. de juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die Keytrust toelaat om dit te controleren.
Een recht op uitwissing van uw persoonsgegevens. Wanneer uw contract met Keytrust een einde genomen heeft, kan u Keytrust vragen om uw persoonsgegevens te wissen indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld. U heeft eveneens de mogelijkheid om ten allen tijde de wissing te vragen van persoonsgegevens die door Keytrust op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij Keytrust een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van Keytrust (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). Keytrust kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn.
Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan Keytrust heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen.

Onder dit recht kan u Keytrust vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor Keytrust.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel 10. In sommige gevallen kan Keytrust evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar Keytrust Real Estate BV, Jachtlaan 82 – 2650 EDEGEM, of per e-mail naar gdpr@keytrust.be.

Recht van verzet tegen het verzenden van elektronische reclame.

Uw toestemming werd gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing en u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke reclame.

U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken:

Door het versturen van een e-mail met een kopie van uw identiteitskaart naar gdpr@keytrust.be
Door het versturen van een brief per post met een kopie van uw identiteitskaart naar Keytrust Real Estate BV, Jachtlaan 82 – 2650 EDEGEM
Door op de link “uitschrijven” (“unsubscribe”) te klikken onderaan een e-mail of elektronische nieuwsbrief die door Keytrust is verzonden
Door een verzoek te richten via de contactpagina op onze website

De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel Keytrust niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.

Recht om een klacht in te dienen.

Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:

Per post: Keytrust Real Estate BV, Jachtlaan 82 – 2650 EDEGEM
Per e-mail: gdpr@keytrust.be

U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail opcommission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.